Wirtschaftsgüter für das Anlagevermögen müssen in der Regel über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Zwar bedeutet die Anschaffung oder Herstellung einen gewissen finanziellen Aufwand, doch dem Steuerzahler geht erst einmal kein Vermögen verloren, denn er hat nun statt Geld ein gleichwertiges Wirtschaftsgut. Erst die Wertminderung durch Alterung und den Gebrauch führt zu einer tatsächlichen Vermögensminderung und wird steuerlich durch die Absetzung für Abnutzung (AfA) berücksichtigt.
Bei wertvollen Wirtschaftsgütern mag der Aufwand für die jährliche Ermittlung und Verbuchung der AfA für jedes einzelne Wirtschaftsgut gerechtfertigt sein. Für Wirtschaftsgüter mit geringem Wert (GWG) wäre er aber in jedem Fall übertrieben. Das Steuerrecht sieht daher schon lange vor, dass Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten unterhalb eines bestimmten Betrags sofort in voller Höhe abgeschrieben werden können. Seit 1965 lag diese Wertgrenze bei 800 DM und wurde mit der durch die Euroeinführung bedingten Umrechnung auf 410 Euro aufgerundet.
Preissteigerungen haben dazu geführt, dass die seit über 50 Jahren im Wesentlichen unveränderte Wertgrenze immer weniger Wirtschaftsgüter erfasst. Das hat sich mit dem 1. Januar 2018 geändert, denn alle ab diesem Tag angeschafften, hergestellten oder ins Unternehmen eingelegten Wirtschaftsgüter können bis zu einem Aufwand von 800 Euro im Jahr der Anschaffung oder Herstellung sofort voll abgeschrieben werden. Wer statt der GWG-Abschreibung die Sammelpostenabschreibung nutzt, kann ab 2018 Wirtschaftsgüter bis zu einem Wert von 250 Euro statt wie bisher 150 Euro sofort voll abschreiben. Auch die Dokumentationspflichten für GWG greifen ab 2018 erst ab einem Wert von 250 Euro statt 150 Euro.
Für die Abschreibung von Wirtschaftsgütern mit geringem Wert gibt es nach wie vor vier Alternativen, zwischen denen der Eigentümer weitgehend frei wählen kann:
Sofortiger Aufwand: Wirtschaftsgüter mit einem Wert unter der Dokumentationspflichtschwelle von 250 Euro werden üblicherweise als sofort abzuziehender Aufwand erfasst und sind damit keine GWG im engeren Sinn.
GWG-Abschreibung: Für Wirtschaftsgüter mit einem Wert von bis zu 800 Euro gibt es die Abschreibung als GWG. Die Kosten werden dabei ebenfalls in voller Höhe im Jahr des Zugangs abgezogen, aber die Wirtschaftsgüter sind mit dem Tag des Betriebszugangs und den jeweiligen Anschaffungs- oder Herstellungskosten einzeln zu erfassen. Das kann direkt in der Buchführung geschehen oder in einem separaten Verzeichnis.
Sammelposten: Mit dem Sammelposten lässt sich der Aufwand einer individuellen Abschreibung weiter reduzieren, aber um den Preis einer Abschreibung über 5 Jahre. Außerdem werden alle im selben Jahr angeschafften Wirtschaftsgüter mit einem Wert zwischen 250 Euro und 1.000 Euro dem Sammelposten zugeordnet, wenn die Regelung genutzt wird.
Normale Abschreibung: Auch Wirtschaftsgüter mit geringem Wert können über die gewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden, sofern sie nicht aufgrund der Anwendung der Sammelpostenregelung zwingend diesem zuzuordnen sind.